Un ufficio senza carta, non è solo il sogno green di ogni azienda, piccola o grande, ma una vera e propria esigenza per essere competitivi in uno scenario globale. Siamo nell’era della digital transformation, il che si traduce per le aziende competitive in big data analytics, business intelligence, data management, information management. Sono tante le definizioni che si danno a un concetto in fondo semplice: tutte le aziende raccolgono dati e producono documenti, hanno dati da condividere e da interpretare, per renderli una risorsa per potenziare i propri servizi, soddisfare maggiormente i clienti, essere più scattanti, efficienti, e così migliorare il business.
Anche in seno a una startup, per la quale la gestione dei costi è fondamentale e che ha bisogno di sperimentare serenamente diverse strategie, tracciando e misurando i risultati, i software che supportino le diverse attività della società sono fondamentali e per quanto abbiano un costo permettono di risparmiare altrove o di raggiungere certe metriche.
Tra le componenti più importanti nella trasformazione digitale è il CRM, acronimo che sta per Customer Relationship Management, un concetto di economia aziendale, ma che oggi è piuttosto riferito al software per la gestione del database dei clienti e della relazione con loro.
Indice degli argomenti
Cos’è il CRM
Oggi il CRM è la base tecnologica per la gestione ottimale del cliente, ma non solo: il concetto di CRM sorpassa la semplice analisi dei clienti, perché permette di gestire qualsiasi tipo di relazione che l’azienda ha con qualsiasi tipo di ente esterno – colleghi di altri filiali, fornitori e utilizzatori di servizi possono essere gestiti attraverso il CRM.
Praticamente il CRM fornisce un database dove è possibile gestire i clienti e le informazioni riguardanti prospetti e contatti, e condividere queste informazioni con i propri colleghi.
Una volta registrato il cliente (e non solo lui), è possibile seguire tutto lo storico delle interazioni che sono avvenute tra la tua azienda e questi clienti: le chiamate effettuate, le e-mail inviate, le riunioni effettuate, le presentazioni inviate e le richieste presentate.
Avere la possibilità di controllare e mappare la relazione con il cliente è importantissimo: con un CRM ogni domanda, ogni richiesta o preferenza del cliente è a portata di mano, sempre attualizzato all’ultima chiamata o all’ultima riunione effettuata.
È da notare che ricevere queste informazioni è un grandissimo vantaggio per il cliente stesso: la tua azienda potrà sempre ricordarsi delle preferenze del cliente, evitando perdite di tempo, ripetizioni e moltissime altre informazioni sensibili che, se non registrate bene, possono andare perse.
Comprendere i clienti è anche una maniera di effettuare up-selling: vuol dire essere capaci di prevedere il bisogno del cliente e offrire un servizio nuovo per le sue esigenze (facendo anche crescere il tuo business).
Con dei CRM puoi anche aggiungere note, definire dei follow-up e organizzare gli step seguenti che tu o i tuoi colleghi dovrete effettuare. Non perderai nessuna opportunità e potrai ottimizzare gli effetti della lead generation della tua azienda.
E’ evidente, quindi, come aziende di ogni dimensione possano trarre vantaggi dall’uso di un CRM e come la qualità del CRM stesso sia condizione di affidabilità, usabilità, sicurezza, versatilità.
Come tutti i software ci sono dei pro e dei contro nell’utilizzo, vediamoli.
Quali sono i punti deboli di un sistema CRM?
Principalmente due:
1 – Perdita di dati
Diverse applicazioni CRM utilizzano connessioni internet per salvare i record dei clienti. Lo svantaggio di questo tipo di CRM è che l’azienda non ha controllo sulle informazioni, e se il sistema CRM ha un problema, allora l’azienda non è capace di riottenere questi record. Scegliere un CRM che non è stabile, si traduce in una perdita di migliaia di euro.
2 – Costi associati ad un CRM
Se l’azienda decide di sviluppare il proprio CRM necessita di un budget elevato e molto flessibile: se il software è proprietario, l’azienda avrà bisogno di software delevopers, amministratori di sistema e persone che possano occuparsi della manutenzione dei server e dell’equipaggiamento necessario. Bisogna tenere in considerazione il rischio di Downtime e le perdite associate allo stesso, che possono essere onerose.
Come è possibile risolvere questi problemi?
I costi associati ad un CRM possono essere gestiti cercando dei software di qualità che abbiano un costo di manutenzione e servizio tecnico fisso. Il problema più importante è la perdita di dati: Avere un inventario dei contratti, dei prodotti venduti ad un cliente e lo storico di tutte le comunicazioni effettuate è fondamentale se si vuole offrire un servizio migliore o si vuole effettuare dell’up-selling.
Utilizzare un DMS (Document Management System) compatibile con il proprio CRM è sicuramente la soluzione migliore per evitare la perdita di dati.
Un DMS, infatti, non solo ti permette di archiviare e gestire tutti i documenti in un solo posto sicuro, ma di poter salvare gli stessi archivi da più device: il giusto DMS ti permetterà di accedere a tutti i tuoi file da qualsiasi supporto digitale desiderato, come un computer, un telefono o un tablet. Questa caratteristica ti permetterà di cercare e trovare le informazioni di cui hai bisogno con una semplice e velocissima ricerca.
Tra i vari prodotti sicuramente uno dei più consigliati, per la sua semplicità e praticità, è LogicalDOC.
Evita di condividere tutto con tutti, o di negare l’accesso a chi deve accedere in fretta (magari con il proprio smartphone)
Ci sono moltissimi vantaggi supplementari nell’utilizzo di un DMS come LogicalDOC: è possibile salvare file e trasferirli con facilità, condividerli con i clienti o altri utenti, effettuare audit sulla documentazione ricevuta e anche accedere via mobile alle informazioni richieste.
La relazione tra CRM e DMS è estremamente importante
Per utilizzare tutte le informazioni che il tuo CRM cataloga ed acquisisce, avrai bisogno di un DMS. Il tuo sistema CRM ha la possibilità di acquisire un numero notevole d’informazioni che devono essere analizzate ed inserite, come email, formulari, note, registri di chiamate e molto altro. Per poter utilizzare queste informazione efficientemente e trovare quello di cui hai bisogno, un Sistema di Gestione Documentale ha un ruolo chiave.
I vantaggi pratici di un DMS integrato
LogicalDOC ti permette di usufruire di una serie di vantaggi pratici che aumenteranno la produttività della tua azienda.
Risparmia ogni secondo utile (e quindi denaro).
Se un utente, come un venditore, lavora utilizzando un CRM, uscire dal software per cercare documenti, form e altre informazioni importanti, è una perdita di tempo che può incidere nei costi aziendali.
Organizza al meglio i documenti aziendali
Aziende grandissime hanno una quantità enorme di documenti da gestire, condividere cartelle attraverso delle semplici file system non è la maniera più efficiente di gestire questo tipo d’informazioni, specialmente quando il 50% del tempo viene perso in questa infinita ricerca.
Allo stesso tempo, si vuole avere accesso ad una piattaforma flessibile e facile da usare: il team di Marketing e di vendite lanciano campagne d’acquisto o di vendita in continuazione, da differenti location e per guadagnare sempre nuovi settori del mercato. Per questa ragione è necessario che la documentazione sia gestita in maniera che possa essere sempre riorganizzata in base alle proprie necessità. LogicalDOC offre la possibilità di catalogare i propri documenti per cartelle, metadati, etichette e altri parametri: sarà inoltre possibile cercare qualsiasi tipo di documento semplicemente digitando alcune parole chiavi nella barra di ricerca.
Una delle migliori maniere di catalogare la documentazione è l’utilizzo di strutture di metadati che si occuperebbero di organizzare i file. Vuoi organizzare un documento per offerta, transazione, cliente, partner, rivenditore, deadline o LDOS (Ultima data di servizio)? Inserendo i corretti metadati, il sistema di LogicalDOC sarà capace di raggruppare la documentazione necessaria e presentartela in qualsiasi momento da qualsiasi device.
Creare dei processi di approvazione
Quando si lavora con dei CRM, si può avere accesso ad un preciso portfolio clienti: alcuni di essi possono essere ritenuti speciali, o key account, e quindi trattabili solo da alcune persone previa autorizzazione del capo dell’accounting. LogicalDOC permette di avere un processo approvativo definito che garantirà che il processo di approvazione, che sia legale, di conformità o semplicemente organizzativo, sia rispettato in qualsiasi momento.
Condivisione efficiente e distribuzione dei documenti
È importante assicurarsi che i form di sottoscrizione per la creazione di lead o il template di un’email siano disponibili in qualsiasi momento per i team che necessitano di tale materiale. È possibile, con un DMS come LogicalDOC, rendere questi documenti visibili in qualsiasi momento per alcuni user e nasconderli ad altri che non hanno bisogno di accedere a tali informazioni.
È quindi necessario integrare correttamente il proprio CRM con LogicalDOC?
Come abbiamo detto fino ad ora, un CRM è essenziale per il proprio business, e un DMS è la soluzione ideale per il proprio ufficio, specialmente nella gestione delle informazioni aziendali.
Integrare questi due sistemi è sicuramente la soluzione finale per ottenere il massimo dai proprio account manager e dai propri venditori.
Ci sono anche moltissimi altri vantaggi che un CRM e un DMS possono apportare alla tua azienda: creare un ufficio senza carta, completamente digitalizzato, è la maniera migliore per non perdere tempo nella ricerca d’informazioni e documenti, ma anche una maniera per risparmiare sulle spese del proprio ufficio e, perché no, rendere la propria azienda un pochino più green.
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